Les entreprises rencontrent généralement d’énormes difficultés dans la gestion des frais professionnels et la saisie des notes de frais.
Pour rappel, les notes de frais sont indispensables pour le remboursement des dépenses engagées personnellement par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle.
S’agissant ainsi de pièces comptables, il est indispensable que certaines conditions soient remplies pour que l’entreprise arrive à procéder aisément au remboursement.
Heureusement, de nos jours, il existe des moyens numériques qui aident à simplifier et fluidifier cette pénible tâche.
L’adoption d’un moyen intelligent de gestion des notes de frais
Pour gagner du temps tout en maintenant de la rigueur dans la gestion des notes de frais et des frais professionnels, de nombreuses solutions numériques ont été développées. Ces moyens intelligents de gestion des notes de frais aident votre entreprise à assurer en moyenne un gain de 80 % sur le temps accordé pour une saisie manuelle.
Ainsi, ce temps peut être réinvesti pour la réalisation d’autres tâches au sein de l’entreprise, contribuant ainsi à une meilleure productivité.
Les solutions intelligentes de gestion et saisie des frais sont cependant nombreuses. Toutefois, celles de N2F sont très appréciées et recommandées par les entreprises qui les ont essayées.
Aussi, vu qu’il s’agit de solutions numériques, il est recommandé d’opter pour les solutions développées en applications web ou mobiles et disposant d’un archivage cloud.
En plus, si votre logiciel dispose de fonctionnalités comme la reconnaissance des dépenses jugées habituelles, vous aurez encore moins d’efforts à faire au niveau de la saisie.
La mise en place d’une politique de dépense claire
Il existe des règles strictes en ce qui concerne la gestion et la saisie des notes de frais et des frais professionnels. Établies par l’administration fiscale, ces règles ont pour but d’empêcher les entreprises de tomber dans l’excès en ce qui concerne certaines dépenses.
Pour le remboursement des repas d’affaires réguliers par exemple, les factures à rembourser à l’employé devenant nombreuses, l’administration fiscale peut décider de leur assujettissement. Généralement, l’assujettissement se fait aux cotisations sociales, mais peut varier d’une entreprise à l’autre.
Raison pour laquelle il est important de mettre en place une politique de dépense claire, qui respecte la loi et s’adapte aux exigences de votre structure. Ainsi, vous pourrez aisément convier vos employés à en prendre connaissance et mieux prévenir les dépassements.
Le traitement progressif des frais
Le traitement des notes de frais de façon instantanée est une alternative très bénéfique. Il est en effet plus avantageux de régler chaque dépense aussitôt qu’elle survient que de laisser les dépenses s’accumuler et devenir trop nombreuses et plus difficiles à combler.
Particulièrement pour les entreprises qui réalisent fréquemment des activités en extérieur ou qui envoient leurs employés en mission, il est recommandé d’anticiper ou de régler directement les notes de frais.
Ainsi, les cas d’omissions, d’erreurs ou encore de pertes sont largement évités avec un meilleur suivi de la trésorerie et des imprévus à prendre en compte pour l’organisation des prochains évènements.
Sans oublier qu’avec cette alternative, le délai de remboursement auprès des employés est respecté, permettant d’éviter le mécontentement qui s’observe habituellement le cas non échéant.
Une simplification de la récupération de la TVA
Généralement, en fonction des taux de récupération appliqués, les entreprises ont la possibilité de récupérer la TVA sur de nombreuses catégories de notes de frais.
Cependant, cette alternative n’est possible que sur un nombre important de factures avec un montant conséquent, raison pour laquelle certaines entreprises n’y songent pas réellement.
Néanmoins, en additionnant la TVA récupérée sur des notes de frais, vous pouvez faire des économies, puis réutiliser ces fonds pour d’autres dépenses.
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