Définir les rôles avec la matrice RACI

Mener à bien un projet jusqu’à son achèvement requiert un bon outil de gestion de projet.

Parmi les approches qui font leurs preuves, la matrice RACI dispose des atouts nécessaires au suivi d’un projet. Cet outil aide à attribuer les responsabilités et à répartir les rôles de chaque collaborateur qui forme une équipe.

La matrice RACI est un outil incontournable pour que chacun puisse prendre ses responsabilités et assurer ses missions.

Qu’est-ce que la méthode RACI ?

La matrice RACI est un outil de gestion de projet dont l’utilité est de bien définir les rôles de chaque membre d’une équipe. L’appellation RACI est un acronyme anglais dont la signification est « Responsible, Accountable, Consulted, Informed ». En français, ce sigle RACI se traduit comme suit :

• Réalisateur pour « responsible ».
• Superviseur ou responsable pour « accountable ».
• Consulté pour « consulted ».
• Informé pour « informed ».

Il s’agit d’un dispositif de communication qui propose une visualisation des rôles assigné à chacun afin de porter une réponse à la question « qui fait quoi ? ». La matrice RACI se présente sous forme de grille ou de tableau qui renseigne de façon très claire et nette le rôle de chacun.

Quels sont les principes de la matrice RACI ?

La matrice RACI se présente sous forme d’un tableau à deux dimensions, c’est-à-dire à deux entrées. Le tableau est réparti en :

• Lignes sur lesquelles les activités, les tâches, les actions et les livrables sont notés
• Colonnes dans lesquelles sont inscrits les acteurs du projet. Ce sont des collaborateurs, des personnes, un groupe, des fonctions, des professions ou encore des équipes.

En d’autres termes, on désigne les lettres R.A.C.I en :

• R pour celui ou ceux qui est ou sont chargé(s) de mener à bien le projet et effectue(nt) les tâches
• A pour celui qui doit valider le projet. C’est là personne qui doit superviser les tâches et qui est charger d’aviser les supérieurs sur l’avancée du projet
• C pour celui qui conseille, qui apportera son expertise et apportera ses aides dans l’accomplissement du projet
• I pour celui ou ceux qui doit(vent) être informé(s) sur la progression du projet.

Il est à noter qu’une ou des personnes peuvent avoir plusieurs casquettes en ayant plusieurs rôles avec l’approche RACI.

Les principes de la méthode RACI se résument comme suit :

• Un R ou réalisateur doit être assigné à une tâche ou à une activité
• Il est possible qu’une seule et même personne soit à la fois un R (réalise) et un A (approuve)
• Cependant, une tâche doit avoir un et seulement un A ou approbateur (approuve)
• L’approbateur A peut sous-traiter un réalisateur R, mais il reste toujours le seul à être responsable de l’action. Ainsi, si le réalisateur R n’a pas rempli ses mission, l’approbateur A reste le premier responsable qui doit tout assumer
• Les consultés C n’ont pas leurs mots à dire sur les actions menées, c’est toujours à l’approbateur A que la décision appartient
• Les personnes informées I doivent toujours être régulièrement avisées.

Quelles sont les démarches pour créer une matrice RACI ?

Créer un matrice RACI peut se faire aisément en respectant les différentes étapes de la démarche. Cela consiste à :

• Identifier les personnes qui font parties intégrantes du projet ou du processus pour la réalisation du projet. Il s’agit, généralement, du chef de projet, du mandant, du client, de toute l’équipe de production et autres
• Préciser les activités, les tâches, les actions ainsi que les livrables, produits ou services, qui sont incontournables pour la bonne marche de la réalisation du projet
• Indiquer les rôles et les responsabilités de tous les acteurs pour chaque activité en considérant les significations de chaque lettre du RACI.

Il est important de bien préciser les activités et les tâches avec des détails si besoin, car un intitulé trop large ou trop rigide pourrait produire des équivoques. Il est aussi recommandé de porter une très grande attention sur ceux à qui on attribue les rôles et les responsabilités. En effet, ces acteurs peuvent être une personne, un groupe de personnes, toute une équipe ou encore une entité organisationnelle

Quels sont les avantages de la matrice RACI ?

La méthode RACI est sollicitée pour mieux gérer un projet. Cet outil donne accès à des avantages pour la planification d’un projet, mais surtout pour définir les rôles et les responsabilités de chaque intervenant. La méthode RACI permet donc de :

• Identifier les participants
• Connaître le processus avec lequel chaque participant intervient au sein de l’équipe
• Eviter le chevauchement des rôles et les vides de responsabilités, puisque chaque tâche et chaque activité sera assignée en amont à une personne, à une équipe, à un service ou à une entité d’organisation

Toutefois, il est à noter que la matrice RACI opère dans la définition des rôles et des responsabilités. Elle n’assure pas, dans ce cas, le respect des échéances ni la rentabilité financière du projet.