Communication

Comment organiser un événement d’entreprise en extérieur

Les entreprises continuent de parier sur les événements d’affaires comme un outil marketing et publicitaire essentiel pour se faire connaître, établir de nouvelles relations au sein du marché et stimuler leur croissance. Dans ce contexte, les évènements organisés à l’extérieur constituent aujourd’hui un levier efficace pour attirer plus de monde, car ils ont la particularité d’être ludiques et originaux. Cependant, l’organisation d’un évènement en plein air n’est pas une mince affaire. Voici donc quelques conseils pratiques à considérer dans ce domaine.

Définir l’objectif, le type d’évènement et le public

L’anticipation est le secret de la réussite d’un événement d’entreprise. Pour cela, dans un premier temps, il est impératif de définir l’objectif qu’on souhaite atteindre par rapport à l’évènement. C’est-à-dire, définir ce qu’on compte réaliser, et le type d’évènement qui permettra d’atteindre l’objectif préalablement défini. En effet, la gestion d’une cérémonie de remise de prix ne s’organise pas de la même manière que la gestion d’un salon ou d’une convention. De même, on doit aussi tenir compte du type de public auquel l’évènement devra s’adresser (clients, partenaires, salariés…) pour qu’on puisse préparer un contexte approprié aux conviés, ainsi que développer des techniques de Marketing pour susciter l’intérêt des invités lors de l’évènement. Le type de public est également un autre aspect à considérer lors du choix de l’emplacement idéal pour accueillir l’évènement. Il faut aussi envisager différents supports pratiques pour anticiper certains points, comme le changement de la météo lors d’un évènement en plein air. Dans ce contexte, la location chapiteau pour votre événement d’entreprise peut donc être une option pratique pour éviter tout désagrément.

Les autres aspects à ne pas négliger

L’organisation d’un évènement d’entreprise en extérieur implique aussi la considération d’autres aspects importants :

  • Inclure des activités de plein air originales : elles sont surtout recommandées dans le cadre d’un team building, bien que certaines soient également incontournables en guise d’animation. Ces activités permettront d’améliorer la communication au sein des équipes et de favoriser les compétences en leadership et le travail en commun dans la résolution de problèmes : dégustations de vins, gymkhanas, ateliers, expériences virtuelles, résolution d’énigmes, activités solidaires, coaching pour les entreprises, jeux originaux, spectacles d’improvisation…
  • Sonorisation et éclairage adaptés à l’extérieur : le matériel audiovisuel : écrans LED, sonorisation et systèmes d’éclairage…, doivent être conditionnés pour l’extérieur. Par exemple, le premier, étant installé dans un espace à ciel ouvert, nécessitera un système anti-éblouissement pour la lumière du jour, et une luminosité plus puissante en fin de journée. Quant au matériel de sonorisation, les marques proposent des facilités en mettant à disposition des amplificateurs en matériaux préparés pour l’extérieur et sans besoin de câblage.
  • Une restauration : surtout une restauration soignée en termes de qualité et de quantité, ainsi qu’adaptée au thème et à la saison à laquelle se déroule l’événement. Restauration durable, gastronomique, avant-gardiste, avec des options pour tous les palais et totalement professionnelles… il faut miser sur un restaurateur polyvalent pour trouver les meilleures offres.

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