Pour une entreprise ou une personne évoluant dans le domaine du commerce, il est essentiel de tout mettre en œuvre pour assurer la gestion comptable et fiscale. Le logiciel de caisse constitue une solution adaptée offrant un logiciel de gestion et une interface de vente.
Au vu de son importance dans le quotidien d’un commerce, son choix n’est pas anodin, découvrez donc dans cet article des critères essentiels pour faire le bon choix.
Assurez-vous d’avoir un logiciel adéquat et adapté à votre activité
Au moment de choisir un logiciel de caisse, il est essentiel de tenir compte du fait que chaque type de commerce possède des particularités nécessitant un logiciel parfaitement adapté. De ce fait, le logiciel à choisir devra impérativement répondre aux besoins de l’entreprise, mais aussi aux habitudes de travail.
En effet, il faut pouvoir vous poser les bonnes questions : avez-vous besoin de lire des codes-barres, devez-vous imprimer des notes en direct ? Faut-il effectuer des inventaires journaliers ?
En prenant le cas d’un restaurateur par exemple, il aura besoin de prendre des commandes, de gérer les tables ou encore de composer des menus. Il lui faudra de ce fait un logiciel de caisse polyvalent avec 100 % de fiabilité afin d’éviter les éventuelles ruptures de stock des produits de consommation.
Optez pour un logiciel simple d’utilisation avec une bonne ergonomie
Pour éviter les pertes de temps, il est important que le logiciel choisi soit assez simple d’utilisation. Il faudrait que son interface soit non seulement agréable, ergonomique, mais également fluide. Un autre volet à ne pas négliger reste l’accessibilité du logiciel à tous.
Que ce soit les employés saisonniers ou l’équipe dirigeante, une formation de prise en main doit être prévue. Cela permettra à tous de prendre possession de l’outil sans grandes difficultés.
Toutefois, ce n’est pas parce qu’un logiciel de caisse bénéficie d’une interface agréable qu’il ne doit pas être évolutif. Pour le bien des activités de votre entreprise, il est essentiel que le logiciel choisi puisse s’adapter aux évolutions au sein de l’entreprise.
Privilégiez un logiciel respectueux de la législation en vigueur
Une chose est de pouvoir s’équiper d’un logiciel de caisse, mais une autre chose est que celui-ci réponde aux exigences légales.
En effet, depuis le 1er janvier 2018 toutes les entreprises utilisant un logiciel de caisse doivent s’assurer que celui-ci est certifié. Il doit alors pouvoir répondre aux besoins de sécurisation, de conservation, d’inaltérabilité ainsi que d’archivage des données. Cela permet notamment de lutter contre les fraudes à la TVA.
Le non-respect des exigences de la loi expose les concernés au paiement d’une amende de 7500 euros. Cependant, vous devez être conscient que la loi ne fait obligation à aucune entreprise d’utiliser un logiciel de caisse.
Mais lorsque c’est le cas, vous devez vous assurer que celui-ci est fiable comme c’est le cas du logiciel édité par TGM Commerce qui répond parfaitement aux exigences légales aujourd’hui en vigueur sur le territoire national. Les commerçants et les sociétés soumis à la TVA sont donc concernés par cette loi en ce qui concerne le logiciel de caisse.
Intéressez-vous à un logiciel avec un bon rapport qualité-prix
Un dernier critère de sélection à ne pas négliger est l’analyse du coût total de l’équipement. Vous trouverez certains éditeurs proposant des logiciels de caisses à des tarifs attractifs, mais vous ne devez pas oublier les frais annexes.
C’est le cas des frais de mise à jour, les coûts de l’éventuelle hotline ou encore les coûts de maintenance. Il faut avoir toutes les informations nécessaires sur le coût global du logiciel de gestion de caisse et même sur plusieurs années.
Dans tous les cas, le logiciel de caisse devra s’adapter aussi bien au développement des activités de l’entreprise qu’aux avancées technologiques.
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