Beaucoup d’entre nous rêvions depuis longtemps du télétravail. Par surprise, il est devenu une réalité avec la crise sanitaire. Assurons-nous que celui-ci se déroule bien. Ensuite, les entreprises songeront peut-être à le conserver en partie quand la situation redevient normale. Voici donc les règles à respecter pour être autant voire plus productif quand chacun est chez soi.
La question des réunions en ligne
Une communication de qualité
Plutôt que d’acheter une nouvelle plaque PVC avec votre magnifique nom que personne ne verra, car le bureau est fermé pour cause de Covid, il est opportun de s’assurer que votre connexion Internet personnelle marche correctement. Surtout si vous êtes le leader de l’équipe et devez diriger de nombreuses réunions en ligne. Cela paraît tout simple, mais rien n’est plus improductif que de passer 1 h à entendre son patron parler en comprenant un mot sur deux. C’est la période rêvée pour faire passer aux employés un document avec les deux actions à faire pour une meilleure connexion :
- fermer les autres fenêtres sur le navigateur,
- mettre en pause le téléchargement de la série Netflix préférée.
En plus de la connexion Internet, il y a la gestion sonore. Pour ceux qui ont de nombreux éléments bruyants chez eux, mettez un casque. Pensez également à couper votre micro aux moments où vous ne parlez pas.
Gardez vos réunions courtes et efficaces
Avec la crise sanitaire et de nombreux loisirs indisponibles, beaucoup se retrouvent avec plus de temps libre sur les bras. Par conséquent, la tentation est grande de faire constamment des réunions à distance à rallonge. Pour nousassurer de « maintenir le lien », nous vous conseillons fortement de résister à cette pratique. Faites-en quand il y en a besoin. Pas parce que vous vous ennuyez chez vous et vous voulez vous sentir busy. Les réunions en ligne tendent à se prolonger encore plus longtemps que les classiques. En effet, si tout le monde est dans une seule pièce, on remarque vite fatigue et déconcentration. À distance, s’il y a trop de « Bla Bla », beaucoup feront autre chose et écouteront d’une oreille. Personne, à part le leader, ne veut être la personne qui dit « C’est bon, on a fait le tour du sujet et 80 % d’entre nous avons maintenant la tête en l’air, on peut arrêter la réunion ? »
La communication au quotidien
Fixer des délais maximums et des horaires de disponibilité
Au bureau, on voit les gens physiquement. Si l’on désire quelque chose urgemment, on peut toujours demander directement à la personne. Rien de tel à distance. Pour cette raison, il est bon de fixer des standards de réponse. Voici les éléments à incorporer :
- temps de réponse à un email,
- temps de réponse à un message sur un Chat,
- jours et horaires de disponibilité sur le téléphone.
Certains de vos employés peuvent préférer travailler en dehors des horaires de bureau habituels. Ce n’est pas forcément un problème à condition que les informations soient claires. Et certains ont peut-être décidé de faire le télétravail depuis un autre fuseau horaire, à Dubaï ou aux Maldives.
Les règles d’or pour passer les informations
Si vous êtes le genre de personnes à écrire des emails vagues qui amènent une vingtaine de questions, c’est le moment pour changer. Si vous en avez besoin, il y a une canopée de choix de MOOC sur le sujet. Idéalement, il faut qu’après avoir lu votre message la personne puisse commencer la tache directement sans avoir besoin de vous redemander des informations.
Vous n’utilisiez jamais des fichiers drive ? Google et Outlook offrent ce service. Vous pouvez mettre n’importe quel document à dispositions des autres, en mode lecteur ou éditeur. Créez des dossiers pour bien classifier le tout. On parle d’expérience : se retrouver avec des documents drives qui ne sont pas ordonnés devient vite mission impossible. Il peut être toujours utile de rappeler à tout le monde comment un drive fonctionne. Sur 10 employés, il y en a toujours un qui ne va pas comprendre qu’il faut faire les modifications directement sur le drive. Il va faire l’erreur de télécharger le document, de faire sa partie, puis de l’envoyer comme lien attaché à un email.
Pour finir, pourquoi ne pas mettre un document Excel sur drive où chacun écrit quotidiennement l’évolution de son travail ?
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