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Comment organiser une journée team building ?

Organiser une journée team building est loin d’être une tâche simple, car elle implique parfois plusieurs contraintes techniques et organisationnelles ainsi que plusieurs prestataires. Pour que votre journée team building soit une réussite, voici quelques astuces et conseils expliqués étape par étape.

L’importance de la phase de préparation

Durant cette phase, la personne en charge d’organiser un team building a plusieurs objectifs à atteindre :

  • Identifier clairement l’objectif de la journée team building : quel est l’élément de travail qui a déclenché le projet.
  • Identifier les participants : un groupe d’individus ou généralement, un service (ex : la force de vente)
  • Identifier les attentes c’est-à-dire quelles sont les répercussions attendues : renforcement de la cohésion, renforcement de l’esprit d’équipe, développement du travail d’équipe, challenge des commerciaux, éradication des problèmes de communication, …).

La phase de planification de la journée team building

Ensuite, il faut prendre le temps en amont de préparer et de planifier la journée Team Building.

  • Bien choisir son activité

Il est impératif de sélectionner avec soins les activités pour que votre journée team building soit cohérente avec les valeurs et la culture de l’entreprise. Il est en effet plus agréable d’apprendre à s’écouter et à se faire confiance tout en s’amusant. Avec une activité ludique, il est plus facile de faire passer des messages ou de nouvelles règles de travail.

Une journée team building est définitivement une occasion de décompresser. Il faut donc éviter les activités trop stressantes. Pour une activité de groupe, on a l’embarras du choix entre les jeux de rôle, les chasses au trésor ou encore les flashmobs. Pour booster la motivation d’une équipe, il faut choisir une activité dynamique et intéressante comme un atelier de yoga du rire ou un parcours paintball. Pour développer les compétences individuelles, les cours de cuisine ou l’atelier de gospel sont des activités parfaites.

Prenez également en compte les capacités de chaque participant. Certaines activités sportives ne sont pas à la portée des collègues enceintes ou à mobilité réduite par exemple. Vous trouverez sur internet de nombreuses propositions d’activités.

  • Fixer la date judicieusement.

Ne choisissez pas une date en période de forte activité (haute saison) tout en évitant les vacances scolaires, car c’est généralement la période à laquelle les collaborateurs choisissent de prendre leur congé. Dans tous les cas, prévoyez toujours suffisamment de marge pour avoir le temps de mobiliser les participants et de contacter tous les prestataires. Quant à la durée et au lieu, ils dépendront beaucoup du budget alloué au team building. Plus votre budget est important, plus vous pouvez partir longtemps et plus loin.

  • Réserver vos prestations

La réservation des différentes prestations doit se faire plusieurs mois à l’avance. Il faut entre autres, contacter le prestataire qui organise l’activité principale de la journée team building, le traiteur (déjeuner et pause-café),le transporteur ou encore la location de salles … Choisissez de préférence des professionnels travaillant en réseaux pour éviter les désistements à la dernière minute qui peuvent gâcher votre journée team building.

  • Préparation du jour J

Sachant qu’on n’a pas tous la même conception d’une tenue de sport par exemple, il faut informer vos collaborateurs sur le genre de tenue qu’ils doivent emporter (dress-code), le matériel ou encore les précautions qu’ils doivent prendre (médicaments, numéro d’urgence…). Vous devez décider du déroulement de la journée : le débriefing, la durée de l’activité, les plans d’action, …. Prévoyez un bilan puis un feedback ou une évaluation vous permettant de connaître le niveau de satisfaction des participants et donc de déterminer si les objectifs du team building ont été atteints.

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Cyperus

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